上海喜中慈善基金会

行政费用及报销管理制度

第一章  总则

第一条  为了规范本基金会日常费用的管理，根据财政部财务管理制度规定、国务院《基金会管理条例》、《民间非营利组织会计制度》等有关规定，制定本制度。

第二条  本制度根据基金会实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出等。本制度适用全体员工及志愿者。

第二章  费用报销规定及流程

第三条  费用主要包括差旅费、交通费、办公费、低值易耗品、业务招待费、培训费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。

第四条  费用报销的一般规定：

（一） 报销人必须取得相应的合法票据。

（二） 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致(不得涂改)；简述费用内容或事由。

第五条 费用报销的一般流程:报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→部门主管审核签字→财务部门复核→审批人→出纳处报销。

第六条 预算内审批权限：

(一) 报销金额在3000元以下（不包含3000元）的，由经办人签字，或部门负责人签字，财务审核原始凭证或相关预算无误后，由秘书长审批通过；

(二) 报销金额在3000元以上、5万元以下（不包含5万元）的，由经办人签字，部门负责人签字，财务审核原始凭证或相关预算无误后，由秘书长审核签字，报理事长审批通过；

(三) 报销金额在5万元以上的，由经办人签字，部门负责人签字，财务审核原始凭证或相关预算无误后，由秘书长审核签字，报理事长办公会议审批通过。

第七条 未列入年度预算的支出，确系工作需要的，应按预算管理办法予以申报。即由相关部门提出新增预算的原因和预算计划，经秘书长审核后，提交理事长办公会议审批通过。

第八条  差旅费报销规定及流程

（一）市外差旅费

1）差旅费指员工因公出差期间产生的交通费、住宿费等相关费用。

2）出差地区分类：

3）交通工具标准

4）出差地住宿/伙食/交通标准（元/人/天）

（二）市内交通费餐饮费报销规定

1）市内交通报销标准

基金会人员在市内因公外出，报销申请只允许报销与出差任务直接有关的市内交通费（交通费电子发票需附行程单），市内交通费每人不得超过200元/天。

2）餐饮费报销标准

基金会人员应合理安排餐饮消费额度，因市内出差发生的餐费，餐费标准每人不得超过150元/天。

（三）报销标准的补充说明

1）所有费用报销均实行实报实销制，超出标准的不予报销，未达到标准的，不予补偿，出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等不予报销相关费用。

2）实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返沪时间为准，12：00以后出发(或12：00以前到达)以半天计，12：00以前出发(或12：00以后到达)以一天计。

3）出差人员应在回基金会十个工作日内办理报销事宜，审批人需在收到审批单据五个工作日内完成审批。

第九条  办公行政采购费用及报销规定、流程：

（一） 为了合理控制费用支出,此类费用由行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。

（二） 办公费、低值易耗品等行政采购费用

1）由行政部门根据各部门需求及库存情况提出采购申请，并填写《采购申请表》。

2）采购报批程序：行政采购金额在1万元以下（不包含1万元）的，由经办人提出申请，部门负责人审核后，报秘书长审批；行政采购金额在1万元及以上的由经办人签字，部门负责人及秘书长审核后，报理事长审批。

3）集中购置，由专人负责采购并进行登记。

第十条  招待费、培训费、其他报销规定及流程费用标准：

（一）招待费：招待费用餐标准150元/人，基金会陪餐人数不得超过3人，为了规范招待费的支出，标准内招待费应事前征得秘书长的同意，超过用餐标准的需征得理事长批准方可执行。

（二）培训费：为了便于基金会根据需要统筹安排，此费用由行政管理中心统一管理，各部门培训需求应及时报送行政管理中心。行政管理中心根据实际需要编制培训计划报秘书长、理事长审批。

（三）其他费用：根据实际需要据实支付，按费用报销的一般流程办理。

第三章  工薪福利及相关费用支出规定及流程

第十一条  工薪福利等支出包括工资、劳务费、临时工资、社会保险及各项福利等。

第十二条  工薪福利支付流程

（一） 工资支付流程：

1）每月8日由行政管理中心将上月经秘书长审批后的工资支付标准(含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息)转交财务部；有重大人员、薪资调整等变动需经理事长审批通过。

2）财务部根据支付标准编制工资表。

3）按审批程序审批。

4）每月8日由财务部通过银行代发形式支付工资。

（二） 社会保险及住房公积金支付流程：

1）由行政管理中心将由秘书长、理事长审批后的支付标准进行相关账务的处理。

2）住房公积金及社会保险由行政管理中心走完审批流程后，由税务部门进行代扣代缴。

第四章  附则

第十三条  本制度未尽事宜，依据国家有关规定和基金会章程的规定办理。

第十四条  本制度经理事会审议通过，并于即日起正式执行。

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